6 gode tips: Sådan skriver du en god mail

Vi skriver mails som aldrig før, og særligt i arbejdsregi er mailen blevet det foretrukne kommunikationsværktøj. Men har du tjek på, hvordan man skriver en god og professionel arbejdsmail? Her får du 6 tips til, hvordan du skriver en god arbejdsmail.

Arbejdsmailen er blevet et vigtigt værktøj på den moderne arbejdsplads, og de fleste af os modtager og sender hver dag et hav af mails. Men med den skriftlige kommunikation er der også større chance for at blive fornærmet, forvirret eller misforstået.

Selvom der kan være forskel på, hvordan man bedst kommunikerer med kollegaen, chefen eller kunden, er der alligevel en række gode råd, der hjælper dig til at skrive gode og professionelle arbejdsmails uanset sammenhængen.

Den vigtige indledning

Ifølge Mette Aagaard er det vigtigt at skabe en god kontakt fra start. Start med ”Hej” eller ”Kære”, afhængig hvad din modtager bruger i sine mails til dig. En mail bruges desuden ofte som en opfølgning på noget, og det er vigtigt at nævne dette i starten af mailen, så skriv f.eks.: ”Tak for mødet…”

Husk strukturen

Med en god opbygning gør du din mail mere overskuelig for modtageren, lyder det fra Mette Aaggard. Husk altid emnefeltet, som skal give en sigende beskrivelse af, hvad mailen drejer sig om. Start altid med det vigtigste indhold først, og afslut gerne med en handlingsanvisning, så modtageren ved nøjagtig, hvad han eller hun skal gøre.

Lav afsnit

Et læsevenligt layout hjælper modtageren til hurtigt at forstå budskabet. Tænk i afsnit og lav luft i teksten. Man læser anderledes på en skærm, og derfor må et afsnit maksimalt bestå af fem sætninger. Det er en god idé at bruge underoverskrifter og punktopstilling.

Skriv kort og præcist

Det er vigtigt at bruge ord som modtageren kender og forstår. Inden for de fleste fag findes et fagsprog, som kunderne måske ikke forstår, så det er vigtigt at undgå. Hold dig til korte sætninger, siger Mette Aagaard.

Husk den gode tone

Du må aldrig sende en mail, mens du er frustreret, da det med stor sandsynlighed vil afspejle sig i mailen. Vent i stedet en halv time med at skrive mailen. Undgå versaler, udråbstegn eller flere spørgsmålstegn efter hinanden. Når du fx skriver ”HVORNÅR FÅR JEG EN TILBAGEMELDING????” vil modtageren opfatte det, som om du råber.

Drop ironi og sarkasme

Når vi taler med andre ansigt til ansigt, kan vi bruge ironi, fordi vi samtidig kan signalere med vores kropssprog og stemmeføring, hvad vi egentlig mener. Det kan vi ikke over en mail. Og selvom vi slutter af med en smiley, kan den faktisk have den modsatte effekt. En tommelfingerregel er, at hvis kunden bruger en smiley, kan du også sende en den anden vej, men lad kunden være den første til at bruge dem i samtalen.

Mette Aagaard er uddannelsesansvarlig på Forsikringsakademiet, som er uddannelsessted for medarbejdere i forsikrings- og pensionsbranchen. Forsikringsakademiet uddanner medarbejderne til at håndtere hele kundesituationen.

Forsikringsakademiet udvikler uddannelser, der tilsikrer et højt og brancheanerkendt niveau for faglig, personlig og social kompetence blandt medarbejdere, der beskæftiger sig med forsikring og pension og dertil knyttede finansielle produkter.